Računovodski dokumenti

Vse gospodarske in finančne transakcije, ki se pojavljajo pri določenem podjetju, se odražajo v materialnih objektih z zabeleženimi podatki. To so računovodski dokumenti, brez katerih je nemogoče poročati o kakršni koli dejavnosti. So glavna povezava v sistemu nadzora nad zakonitostjo vodenja poslovanja, gibanju blagovnih in materialnih vrednot, ohranjanju lastnine, končnih izdelkov in kroženju denarja.

Pravočasnost in pravilnost njihove priprave neposredno vplivata na splošno kakovost računovodstva. Obtok dokumentov v računovodstvu je pretok dokumentov od začetka njihove sestave do popolnega zaključka izvršitve. Ureja ga poseben urnik za pripravo in prenos dokumentacije in je odvisen od števila heterogenih transakcij, ki nastanejo v procesu gospodarske in finančne dejavnosti. Več trgovin, parcel, vrst izdelkov v podjetju, večje bo število različnih dokumentov v njem.

Računovodski dokumenti so lahko več vrst: primarni (računovodski), finančni, poravnalni, denarni, organizacijski, administrativni, statistični. Dokumenti z zabeleženimi podatki zagotavljajo kopičenje, varnost, možnost prenosa, večkratno uporabo. Izvajajo funkcijo kontinuiranega računovodstva.

Najpogostejši računovodski dokumenti so:

- izjave, dohodne in odhodne naloge za plačilo denarja iz blagajne;

- plačilni nalogi ;

- pregledi blaga, računov in dohodkov;

- pooblastilo, pogodba;

- računi;

- opravljene naloge in prevzem blaga;

- dokumentacijo za izdajo materialnih vrednosti;

- naročila, naročila, revizijska dejanja, pojasnila in opombe, zapisniki sej, pisma služb, akti komisij.

Vsi so drugačni v naravi. S podpisom računovodskih dokumentov vsak delavec prevzame odgovornost za pravilnost zasnove, primernost poslovanja, zanesljivost informacij, ki se odražajo v njih.

Računovodske dokumente lahko razdelimo na tri skupine:

- dohodne;

- odhodni;

- notranji.

Dohodna sporočila so prejeta v enem toku dokumentov in jih obdeluje poseben delavec. Po prejemu in preverjanju pravilnosti priprave in izvedbe (prisotnosti tjulnjev in podpisov) so razvrščeni v neregistrirane in registrirane ter poslani ustreznim oddelkom. Računovodski dokumenti praviloma niso registrirani. Računovodstvo prejema tudi veliko podatkov iz drugih strukturnih enot.

Nadaljnja obdelava informacijskih nosilcev ima lastne posebnosti. Prejeti dokumenti se prenesejo na zaposlenega, za katerega je določeno delovno mesto (materialna ali finančna dejavnost, izračuni iz plač in drugi).

Zaposleni preveri popolnost in pravilnost obdelave primarnega dokumenta, natančnost izpolnjevanja podatkov, zakonitost poslovanja, logično povezavo kazalnikov. Sprejeti dokumenti se sistematizirajo v kronološkem vrstnem redu (po datumih) in izvedejo s kumulativnimi izkazi (memorijska naročila) ali v računovodskih registrih.

Vrstni red zapisa računovodskih akumulativnih dokumentov je opredeljen v računovodskem navodilu.

Registracija organizacijskih in administrativnih informacij se izvaja v skladu s pravili za pripravo uradnih dokumentov.

Preverjanje in pošiljanje izhodnih podatkov poteka v splošnem toku preko tajnika ali urada.

Pri pošiljanju preverite pravilnost dokumenta (razpoložljivost datuma, pečat, podpis, vse strani, pravilnost naslovnika).