Dokumentacijo - kaj je to? pisarniško poslovanje in upravljanje z dokumenti

Uspeh operacije mnogih organizacij odvisna od pravilno zgrajene dela. Vsak zaposleni, kaj šele glavo še več, razumeti dokumentacijo. Kaj je to, kakšne so njegove značilnosti, glavni vrsti, in da se upošteva pri organizaciji poteka dela?

osnovni pojmi

Vsako podjetje, ne glede na njegov status in število zaposlenih v normalnem poslovanju proizvaja in obdeluje veliko število dokumentov. Vsi izmed njih pripada organizacijskih in upravnih dokumentov. Ključni pojmi v zvezi s tem vključujejo upravljanje zapisov in upravljanje z dokumenti.

dejavnost klic dokumentacijo, ki zagotavlja oblikovanje uradnih dokumentov, kot tudi organizira delo z njimi. Po drugi strani pa v okviru dokumenta razumeti dejavnost, katere namen je organizirati gibanje dokumentov v podjetju od trenutka, ko so bile ustvarjene ali prejete pred zaključkom dela z njimi (pošiljanje naslovniku, dostave v arhiv).

Pogosto urad organizacija izbere enega ali več zaposlenih, ki nadzorujejo proces.

Ne podjetje ne more obstajati neodvisno od zakona. Da ureja vodenje evidence in dokumentacijo. Vprašanja na teh področjih odloči tajnice, arhivarje in zaposlene kadrovska služba.

Urad za delo, ki temelji na podatkih zapah z vzpostavitvijo papirni ali elektronski instrument. V zvezi s tem, da je dokumentacijo, da je gibanje dokumenta od trenutka nastanka do njegove izvedbe. Workflow lahko razdelimo na notranje in zunanje.

Notranje kroženje dokumentov, ki jih v naslednjih fazah predstavljene:

1. Razvoj projektno dokumentacijo.
2. Uskladitev z upravljanjem.
3. Podpis dokumenta.
4. Registracijski dokument: datum in številko (po objavi dokumenta, se šteje, sprejeta za izvedbo).
5. Predložitev podatkov o prejemniku in nadzor.
6. Izvedba.
7. Objava izvedbe dokumentov.
8. Uničenje ali arhiviranje papirjev, katerih mandat se je iztekel.

Zunanji promet vključuje naslednje korake:

1. Prejem dokumenta v podjetju.
2. Registracija je prejela dokumentacijo (obvezno za nadzor nad izvedbo dokumentov).
3. Ukvarjanje s korespondenco: znanec, izvedbo.
4. Registracija odziv, če je potrebno.
5. Izdelava arhiva ali uničenje.

Dokument upravljanje glede na primer:

• usmerjevalna (iz pomožne enote v glavo);
• navzdolnji (od glave do podrejen);
• horizontalno (med podrejenimi).

Vsako gibanje koli dokumenta, je treba zapisati v poseben register. To je lahko tudi dnevnik knjigo, dokument, kartice, e-zine, itd

kdo je odgovoren

Nekateri zaposleni ne jama v dokumentacijo. Kaj to pomeni, da se dobro zaveda sekretarja, ker je to njegova dolžnost - spremljati potek dela v organizaciji. Sekretariat mora opraviti glavno funkcijo zagotavljanja dokumente v pisarni. Glede na obliko in funkcijo dela, lahko dela v pisarni je razdeljen na:

1. Centralizirana. Vse sekretariat v enem oddelku, in je odvisna od enega samega šefa. To je lahko višji sekretar ali uradnik.
2. Decentralizirano. Tajnice, kakor tudi tisti zaposleni, ki lahko opravljajo svoje naloge, delo v različnih oddelkih podjetja in so podrejeni različnim poveljnikov.
3. Mešati. Pogosto najdemo v velikih podjetjih. urad organizacija bo odvisno od tega, kakšne sekretariata prejeli.

V manjših organizacijah, lahko funkcijo receptorka opravljati vseh zaposlenih, ki jim je dodeljena ta dajatev, bodisi glava. Če so te funkcije niso napisane v pogodbi zaposlenega o zaposlitvi, je potrebno za opravljanje njihovega dodatnega dogovora za izdajo, kjer se bodo na seznamu, in navesti višino plačila za opravljanje dolžnosti Clerk.

navodila

Ne glede na velikost družbe in njeno obliko glave ne sme zanemariti obstoja priročniku vodenja evidence.

Navodila za uporabo - ni le regulativni akt, ki omogoča, da vzpostavijo upravljanje zapisov. Kaj je to? To je interni dokument podjetja, ki je odobren s sklepom vodstva, ki nima rok uporabe.

Obstajajo pisnih dokumentih glavne faze gibanja, glede na seznam uradnikov, ki imajo pravico, da podpiše posebno listino, so vzorčni za polnjenje in registracija oblike.

HR outsourcing

Razmislite HR outsourcing. Kaj je to? Če vaša organizacija deluje vsaj eno osebo, potem je obvezno okužila ustreznih dokumentov.

Pod HR outsourcing gibanja razumevanje posameznih dokumentov, povezanih z delom dejavnosti državljanov. V pogostih primerih je uvedba takega dokumenta dodeljene zaposlenim kadrovska služba. Sprejeti morajo dokumente od zaposlenih, proces, in jih shranite na urejenih pravil navodilih. Poleg tega so njihove dolžnosti vključujejo obdelavo osebnih podatkov, vključno z občutljivo.

HR outsourcing poteka ločeno od splošnega, skladno s pravili o zaupnosti.

optimizacija

V dobi visoke tehnologije in računalniške tehnologije, obstaja veliko podjetij, ki niso majhne, ki še naprej opravljajo papirnih dokumentov. pisarniški dokumenti še zabeležena v klasičnih revijah in pisma so poslali.

To je, prvič, zaradi nepripravljenosti zaposlenih za prekvalifikacije, in drugič, ne vsakdo ima finančno podporo. Toda vsak vodja mora zavedati, da lahko veliko naložb v optimizacijo v prihodnosti bistveno zmanjšanje stroškov podjetja.