Programska oprema za upravljanje dokumentov

Programska oprema se prvotno razvija pod sloganom "Poenostavili bomo potek dela". Toda vsi, ki so povezani s tem dokumentom, so obiskali 8 ur na dan in ostali v poslu. Programi ne osvobodijo delovnega časa. Vsaj večina obstoječih programskih izdelkov za potek dela je naredila delo le bolj zapleteno in zapleteno. Edina stvar, ki je uspešna pri programerjih v tej smeri, je popolna odvisnost podjetja od delovanja njihovih programov.

Na primer, nedavno sem bil priča računovodski izjavi, da ne morejo izračunati in izpustiti osebe na dopustu. Pogoji so bili nekoliko specifični, a na koncu je bilo vse v trenutnem delovnem kodeksu. In edini jasen razlog za zavrnitev zaposlenega je bila nezmožnost počitniškega programa, da prebere predlagano situacijo. Osebi je bilo ponujeno nekaj tipičnih možnosti, vendar tako, da so bile naložene v razpoložljive funkcije računovodske programske opreme. Hkrati je bil glavni razlog, kolikor je mogoče, skrit in pojavljen, šele po tem, ko je zaposlenec šel na princip in začel vztrajati sam. Na koncu, kaj se zgodi? Program bi moral izboljšati proizvodne procese in dejansko nalaga dodatne omejitve.

Ali primer iz svojega življenja. Imam neke vrste hobi - programiranje v okolju VBA. Za večletno delo v pisarni je bilo ustvarjenih več kot ducat precej zapletenih "mojstrovin" in več manjših, od katerih se je samo navadil, eden pa je potreboval nekaj prefinjenosti. In z vidika programiranja so bili to zelo zapleteni makri, ki delujejo in obdelujejo velike količine informacij. In vsi so dobro delali. Nekaj časa. Toda samo umetnost v čisti obliki se ni izkazala za tako praktično uporabno. Od zadnjega uspešnega izvajanja se spomnim programa za prepisovanje besedil, ki ga je izvedla vba za Word in program za zbiranje mesečnih poročil v Excelu.

Iz mojih opazovanj in neuspešnih preizkusov lahko ponudim več meril, ki so obvezna za pridobitev programa, ki se dejansko lahko uveljavlja in je koristen v pisarni:

• - Če je končni rezultat programa dokument, ga je treba izdati v obliki, ki je primerna za ročno urejanje. Ne samo tiskanje, temveč tudi v datoteki, ki je primerna za spremembe. Če bi te spremembe morale ostati v zgodovini, shranimo spremenjeno datoteko.

• - program na eni strani mora imeti možnost, da vsak uporabnik vnese informacije, po drugi strani pa modul spremljanja in takojšnjega popravljanja napak, ki jih izvaja omejeno število strokovnjakov

• - pri vnosu podatkov od izvajalca so potrebni le seznami. Ne bi smelo biti nobenih združenj. Vsi odštevalni popravki morajo biti opravljeni s programom. Dajte ljudem možnost, da štejejo število vrstic in od 10 ljudi 1 bo nepravilno štetje in 1 na svoj način.

• - pri vnosu podatkov mora programska oprema omogočati, da skoraj vsa polja pusti prazna, z možnostjo kasnejšega izpolnjevanja. Razmislite stokrat, preden zahtevate obvezno polje.

• - zapletena avtomatizacija je možna le za najbolj primitivne ukrepe. In ker strogi predpisi praktično nikoli ne obstajajo, je treba avtomatizirati le najbolj rutinske operacije. Program bi moral biti orodje in ne nadomestilo za izvajalca.

Ne morete verjeti, lahko preverite, vendar ignoriranje zgornjega bo vodilo k rezultatu, da bo avtomatizacija birokratski hemoroidi. In navsezadnje, povsod hočem toliko avtomatizirane sreče.