Samodejna e-pošta: kako narediti glasilo?

Večina navadnih uporabnikov dela z e-pošto neposredno na spletnem mestu. Funkcionalnost, ki jo nudi, zadošča za ustvarjanje in prejemanje e-pošte. Kaj pa, če morate večjemu številu ljudi poslati enako pismo, morate v določenem času poslati določeno sporočilo, nadaljevati pošiljanje pisem brez udeležbe osebe, medtem ko je na plaži na dopustu? V takih primerih pride do reševanja vseh vrst programov in avtomatskih distribucijskih storitev. Ti se razlikujejo glede na funkcionalnost, plačilo / brezplačno, funkcije dela in številne druge dejavnike, toda tisto, kar jih združuje - ne potrebujejo stalne prisotnosti osebe za delo. Pošiljanje po pošti lahko potekajo 24 ur z drugačnim nastavljivim intervalom.

Zakaj potrebujete pošiljke?

Stališče, da je glavno in najučinkovitejše marketinško orodje spletno mesto, je daleč od resnice. Večina kupcev izdelka ali storitve pri enkratnem obisku spletne strani še ni pripravljena sprejeti odločitve o nakupu. Razlogi so lahko drugačni, ne nazadnje pa je banalna pozabljivost. Kupci se ne spomnijo, da so videli nekaj, kar je pritegnilo njihovo pozornost. Nekateri potencialni kupci se morajo večkrat spomniti, dokler ne končno kupijo. In avtomatsko pismo, poslano po elektronski pošti, služi kot opomnik.

Značilnosti poštnih odjemalcev in storitev

Obstaja veliko programov in storitev za avtomatsko pošiljanje korespondence, plačano in brezplačno. Njihova funkcionalnost ni omejena na pošiljanje pisem brez udeležbe osebe, njegove zmožnosti so veliko širše:

1. Pred množičnim pošiljanjem je učinkovitost črk mogoče testirati na izbrani skupini uporabnikov, potem ko so preučili statistiko pošiljanja in pošiljanja teh črk, dejavnosti strank po prejemu.
2. Storitve vam omogočajo redno posodabljanje seznama naročnikov, obdelavo sporočil o napakah pri dostavi. Tako se sistemski viri ne porabljajo za neuporabna dejanja za pošiljanje neobstoječih več naslovov.
3. Statistični podatki o prehodih s povezavami v dopisih bodo pomagali oceniti učinkovitost oglaševalske kampanje.
4. Vgrajena tehnologija za določitev lokacije naročnikov vam omogoča, da izberete črke za distribucijo, ki temeljijo na geografiji.
5. Osnova za pošiljanje črk je mogoče dopolniti z različnimi samodejnimi metodami, na primer s skeniranjem spletnih mest v omrežju.

Nastavljeni so tudi samodejni odgovori na črke. To bo koristno, na primer, ko zapustite. Pisatelj je lahko obveščen, da je bilo pismo prejeto, vendar bo odgovor na vrnitev po določenem času. Če je prišlo do spremembe e-poštnega naslova, je zelo enostavno prejemati pošto, poslano na stari naslov - dovolj je nastaviti posredovanje. Ampak, kako povedati vsem pisateljem, da stari naslov ni več pomemben, in naslednjič, ko je bolje, da takoj napišete drugemu? In to bo pomagalo avtomatsko pisanje.

Takšni programi imajo običajno predloge tipičnih črk, ki jih je mogoče enostavno spremeniti zase. Zahvaljujoč vsem tem vam samodejna odprema omogoča promocijo blaga in storitev z minimalnim časom in denarjem za oglaševanje, obdelavo in analizo korespondence.

Kaj poslati?

Najbolj priljubljeni pozdravni črk (na primer po registraciji na viru) in hvala (na primer za popoln naročilo ali dolgoročno sodelovanje z družbo).

Pozdravi so najbolj berljiva pisma. Ljudje se uporabljajo, da jih vidijo, večina jih odpre v iskanju nekaterih koristnih ali zanimivih informacij.

Hvala pisma lahko vsebujejo informacije o naročilu, načinu dostave, raznih promocijah in popustih s strani rednega kupca. Vse to privlači ljudi, a tudi takšne črke so ponavadi berljive ali vsaj občasno vidne.

Samodejno pisanje lahko ponudi blago, ki spremlja tiste, ki jih je oseba pridobila ali jo zanima. Pisma bodo čestitala, na primer, z veselim rojstnim dnevom, ki je naredila individualno ugodno ponudbo.

Za delo s kompleksnimi težavami strank, seveda, bodo strokovnjaki že potrebni. Toda preprostejša vprašanja, zahvaljujoč samodejnim črkam, se lahko rešijo vsak dan in vsak dan, ko jih potrebujejo uporabniki.

Med vsemi različnimi programi in storitvami je Microsoft Outlookov program dobro znan, zato bodo načini za pošiljanje poštnih sporočil, samodejni odzivi in posredovanje določenih e-poštnih sporočil drugim naslovom obravnavani samo z njegovim primerom.

Newsletter

Če želite poslati sporočilo večji skupini ljudi, jih vsakič ne potrebujete ročno dodati na poštni seznam. Če želite to narediti, lahko ustvarite seznam prejemnikov. Na zavihku »Domov« v programu izberite »ustvarite skupino vizitk«, nato pa določite ime za to skupino in mu dodajte člane. Seznam udeležencev in ime skupine se po potrebi urejata ali črta. Isti stik je lahko član poljubno velikega števila skupin uporabnikov, ki bodo samodejno prejemali sporočila. To prihrani veliko časa.

Samodejna e-pošta: kako narediti

Včasih je treba v določenem času poslati avtomatsko pismo in če pošiljatelj ni na računalniku. Samodejno pošiljanje sporočil Outlook vam omogoča, da to storite. Napisati morate redno črko, po potrebi priložite potrebne datoteke, določite prejemnika ali poštni seznam in pojdite na razdelek »Nastavitve«. Nadalje v tem razdelku je izbrana postavka "delay delay" in nato "do not deliver to". Nato so nastavljeni vsi potrebni parametri, vključno z datumom in časom pošiljanja sporočila, prisotnostjo ali odsotnostjo obvestil o dostavi in branju ter tako naprej.

Po določitvi vseh potrebnih podatkov, morate poslati pismo. To bo shranjeno v mapi poslanih črk, vendar bo dejansko šel prejemniku le na določen dan in uro. Pomembno je, da je bil v tem trenutku vključen računalnik, program se je začel na njem in prisotna je bila internetna povezava. Če ti pogoji niso bili ustvarjeni ob pravem času, se bo samodejno pošiljanje črk pojavilo v trenutku, ko bodo dokončno izpolnjene. To ni zelo priročno, vendar ni treba storiti ničesar.

Samodejno posredovanje sporočil Outlook

Posredovanje od prvega prejemnika do drugega je lahko na dva načina - posredovanje in preusmerjanje. Posredovana e-poštna sporočila se razlikujejo po prisotnosti v predmetu kratice FW, prejemnik pa vidi, od kod je bil naslov prvotno poslan in od katerega je bil nato poslan. Preusmeritev za prejemnika ni opazna, pismo vidi, kot ga je poslal prvi pošiljatelj.

Posredovanje

Lahko nastavite bodisi posredovanje absolutno vseh črk ali ustvarite pravila, ki urejajo, kaj in kdaj je treba posredovati. V tem primeru so preusmerjena sporočila shranjena v mapi Prejeto. Program analizira poslano e-pošto in če izpolnjuje pogoje, določene v pravilih, izvaja dejanje, ki ga določa to pravilo. Lahko je ne le samodejno pošiljanje črk ali odzivov na njih, temveč tudi prenos v določeno mapo, to je sortiranje, brisanje itd.

Če želite ustvariti pravila za obdelavo dohodne korespondence, morate na glavnem zavihku programa izbrati postavko »Pravila«. Nadalje, v meniju "pravila in opozorila" so algoritmi za obdelavo prejetih sporočil že neposredno konfigurirani.

Prepoved posredovanja

Nekaterih črk ni mogoče posredovati - to se zgodi, ko jih je pošiljatelj namestil na korespondenco, ki jim je bila poslana zaščita, ki prejemniku ne dovoljuje, da te podatke deli z nikomer drugim. To omejitev odstrani le pošiljatelj, prejemnik to ne more storiti na noben način.

Tudi v podjetjih lahko skrbnik sistema določi svoja pravila, ki omejujejo ali prepovedujejo polni prenos črk izven omrežja podjetja in včasih znotraj nje. To se naredi za zaščito poslovnih informacij.

Autoresponders

V odsotnosti naslovnika na kraju samem se lahko zaradi službenega potovanja, počitnic, bolezni ali iz kakšnega drugega razloga določijo samodejni odgovori na črke. Če se pošta nahaja na poštni storitvi podjetja, lahko tudi ustvarite različne odgovore na e-poštna sporočila, ki prihajajo od drugih zaposlenih v podjetju, in do tistih, ki jih prejmete od zunaj.

Če želite omogočiti to funkcijo v meniju programa, se v razdelku »datoteka« izbere element »samodejni odzivi«, kjer morate izbrati »pošlji samodejne odzive«. V tem razdelku je napisano besedilo črk in obdobje, v katerem bodo ti odgovori poslani. Če se uporabnik pojavi v omrežju pred koncem tega obdobja, mu bo zahteval, da izključi funkcijo.

V času samodejnega odziva lahko določite pravila obdelave pošte, na primer, da jih pošljete drugim zaposlenim v podjetju, ki lahko rešijo težave, ki se pojavijo, in tako naprej.

Program nudi podrobno pomoč, kot tudi opombe, ki pomagajo pri preprečevanju pogostih napak pri delu z njim.