Briefing bo podjetniku omogočil hitro odzivanje na spreminjajoče se razmere

V primerjavi s tiskovno konferenco je informiranje javnosti hitreje in zato potencialne stranke, vaše podjetje, njegove priložnosti, možnosti in koristi sodelovanja. Spretno vodenje informativnega sestanka je pozitiven prvi vtis, ugodno predloži nove predmete, poudarja trende, omogoča hitro odzivanje na dogodke, ki so se zgodili pred nekaj urami.

Bistvo tega dogodka je v angleškem besedilu kratko opisano v korenu (kratka, lakonična). V praksi odnosov z javnostmi to pomeni, da najdaljše trajanje informiranja ne sme preseči 30 minut. Dogodijo se in uspešno, ki se ujemajo v četrtino uro, vendar bi jih v tem primeru morali opraviti pravi PR strokovnjak s precejšnjimi izkušnjami na tem področju.

Izredno stisnjen čas vam omogoča, da se za to izognete posebej prilagojenemu prostoru, ki vam omogoča, da organizirate dogodek dobesedno "s koles", "na leti", ki zagotavlja le stojišča za zvočnike in novinarje. Zato je mogoče informiranje v skoraj vsaki dvorani upravne zgradbe, hotela ali letališča. Hkrati niso na voljo tudi mineralna voda, kava, sendviči itd.

Če želite predstaviti nekakšno PR-akcijo, ki privlači pozornost družbe, je treba najprej strogo držati splošno sprejetega sistema gospodarjenja. Zaradi izjemno skrajšanega časa program informiranja izključuje predstavitev, ki je obvezna za tiskovno konferenco, in takoj prehaja v bistvo zadeve, ki jo predavatelji predstavijo v kratki informativni izjavi.

Besedilo prijave je pripravljeno vnaprej, ga je treba predhodno obdelati in polirati. Njen namen je, da informacije ali položaj jasno razkrijejo tako, da izključijo njeno netočno predstavitev ali zvijanje v medijih. Izjava mora biti tudi za novinarje prostorna in razumljiva, tako da ne sledijo razjasnitvi vprašanj, ki otežujejo informiranje.

Njegov čas je razdeljen na dva neenaka dela. Približno tretjina časa se porabi za prijavo ali informativno sporočilo. Preostale dve tretjini so blitz: novinarji postavljajo kratka vprašanja in prejemajo na njih iste kratke, a informacijsko bogate odgovore. Hkrati je zelo zaželeno, da morajo biti na strani zvočnika prisotni ljudje, ki imajo hiter in jasen odziv na vsa vprašanja in sposobnost, da se jim ustrezno odzovejo.

Da bi uspešno vodil informativni sestanek, bi moral njegov vodja vedno upravljati situacijo in, kot surfer, »obdržati val.« Njegova naloga je zagotoviti maksimalno predstavitev informacij, ki jih predloži govornik, in istočasno, da strogo upoštevajo časovni okvir, da dogodka ne bi spremenili na tiskovno konferenco.

Briefing je nepredstavljiv brez kompetentnih in pravočasno izvedenih z menedžerji z njim pripravljalno delo za odnose z javnostmi . Vključuje obveščanje medijev o kraju in času dogodka, predstavitvi njegove glavne linije, pojasnitvi glavnih vprašanj in razporedu vrstnega reda govorov. Pred začetkom informativnega sestanka je potrebno znova preveriti, koliko prostora je pripravljeno in ali je avdio in video oprema v delovnem stanju. Priporočljivo je, če je mogoče, odstraniti vir motečega hrupa in svetlobnih učinkov s svoje lokacije.

Vnaprej je treba pripraviti paket materialov, v katerem je tema predstavitve predstavljena v obliki povzetka ali abstraktov, ne da bi prinesla osebna mnenja in citate.