Katere so naloge tajnika

Da bi jasno določili uradne dolžnosti sekretarja, je treba vedeti, kdo govori. Navsezadnje je to delovno mesto mogoče gledati v več kotih. Znana je na primer tajnik sekretarja kot uradnik, generalni sekretar kot vodja organizacije, državni sekretar kot javni uslužbenec, sekretar kot diplomatska oseba, tajnik vodje kot zaposleni in druge možnosti. Najpogosteje se ob sklicevanju na to delovno mesto imenujejo zaposleni, ki opravlja naloge (navodila) kot direktor podjetja, pa tudi posamezne vodje svojih strukturnih oddelkov. Izkazalo se je, da se uradne dolžnosti tajnika v tem primeru zmanjšajo na izvrševanje posameznih naročil za reševanje organizacijskih in tehničnih vprašanj.

Kaj mora sekretar vedeti in bi moral storiti

Sekretar mora dnevno opravljati naslednje funkcije:

1. Prejemajte informacije od podrejenih za prenos na nadzornika.
2. Organizirajte upravitelja telefonske komunikacije. V njegovi odsotnosti si vzemite informacije in ga nato seznanite z direktorjem.
3. Sprejmite in vodite zapise o telefonskih sporočilih.
4. Ustvariti pogoje za normalno delo glave: spremljati potrebo po pisarniški opremi in pisarniški opremi.
5. Pomagati pri organizaciji proizvodnih srečanj in sestankov. Pripeljite udeležencem datum, kraj in čas dogodka. Zberite potrebne materiale, zagotovite prisotnost prisotnih in vodite zapisnik sestanka.
6. Za opravljanje pisarniškega dela na podjetju. Za to mora sekretar prejemati, sistematizirati vhodno korespondenco in ga posredovati vodstvu. Nato na podlagi naloženega vizuma za prenos dokumentov izvršiteljem na seznam. Naloge tajnika vključujejo tudi nadzor nad potekom, časom in izidom njihovega izvajanja.
7. Opravite delo pri tiskanju in podvajanju dokumentov.
8. Organizirajte sprejem obiskovalcev vodje podjetja in, če je mogoče, ustvarite pogoje za hitro reševanje vprašanj.

Da bi izpolnil te navidezno preproste uradne naloge sekretarja, mora delavec vedeti:

• Celotno sestavo upravljanja podjetja in njegovih strukturnih enot;
• Listina, osebje in struktura podjetja, njegov profil, razvojne možnosti in specializacija;
• Regulativni dokumenti za pravilno vodenje evidenc;
• Pravila za uporabo sredstev pisarniške opreme in komunikacij;
• Pravila BTW, OT, požarne varnosti in industrijskih sanitarij;
• Pravila organizacije dela na delovnem mestu;
• Normativni in pravni akti, naročila, sklepi, naročila za načrtovanje, računovodstvo in vodenje kakovosti izvedenih del.

Specifičnost uradnika

Če gre za vprašanje bolj specifične, ozke specializacije, je situacija nekoliko drugačna. Vzemite, na primer, uradne naloge sekretarja. V naslovu delovnega mesta je vidik opravljenega dela jasno opredeljen. Običajno pri vsakem podjetju že obstaja uradno navodilo, v katerem so navedene smernice strokovnjaka za vodenje evidence. Če takega navodila ni, ga je bolje ustvariti. Če želite to narediti, uporabite vodnik za kvalifikacije, ki ima približno vzorce. Po tem mora biti standardna različica dokončana za določeno organizacijo ob upoštevanju specifičnosti in notranjih značilnosti. Na splošno je treba naloge tajnika uradno izslediti na treh glavnih področjih:

1. Delo s korespondenco. Sprejem, obdelava na sodoben način in pravočasna odprema.
2. Ustrezno vzdrževanje interne dokumentacije.
3. Registracija, strogo obračunavanje in prenos dokumentov v arhiv za hrambo.

Značilnosti referenčnega dela

V nekaterih podjetjih je uvedena takšna delovna mesta, ki vključujejo široko paleto odgovornosti: od "službe za pomoč" do "pomočnika direktorja". Takšen strokovnjak mora imeti široko paleto znanja in dobro obvladati situacijo. Uradne naloge tajnika reporterja so se nekoliko povečale v zvezi s povečanjem avtoritete. Na splošno je to običajna naloga tajnika, vendar beseda "referent" naredi nekaj dodatkov na standardnem seznamu. Še posebej lahko tajnik-pregledovalec samostojno sprejema obiskovalce o določenih vprašanjih. Z določenimi informacijami lahko sam odloča. Poleg tega referent opravlja odgovorne naloge vodje glede gospodarskih dejavnosti organizacije (podjetja). Včasih je tajnik sekretarja odgovoren za vzdrževanje vodenja evidence osebja. To se naredi le, če vam skupni znesek dela omogoča izvajanje dodatnih dolžnosti.