Poklicni tajnik-referent. Referent je ...

Mnoga dekleta sanjajo o karieri kot sekretarju. To je povsem normalno in upravičeno prizadevanje. Šele zdaj, vsi ne razmišljamo o tem, kaj je potrebno za to (razen za privlačen videz). Ampak to bi bilo vredno. Konec koncev, referent ni le "lep obraz" poleg vodje. To je rajši "referenčna knjiga" o vseh vprašanjih: dobro in pametno, iskanju poti iz katerekoli situacije. Podrobneje bomo razumeli.

Kaj morate storiti

V vsaki organizaciji je naloga sekretarja-referenta. Vsebuje seznam (včasih podrobno, včasih tudi ne) uradnih dolžnosti. Te vključujejo spretnosti in sposobnosti. Oseba, ki ima dovolj sreče, da bi se tako zaposlila, bi morala biti sposobna komunicirati s strankami, se pogajati (osebno in telefonsko), izbrati in sistematizirati gradiva, pripravljati izvlečke govorov in še več. To pomeni, da mora biti veščine te osebe precej veliko. Posebnost je odvisna od smeri podjetja. Na primer, mora pravni pregledovalec razumeti pravno subjektivnost. To se zgodi, da je ta objava povezana z zmožnostjo reševanja organizacijskih vprašanj. Z drugimi besedami, referent je "desna roka" vodje. Vedno je na kavlju, mora vedeti vse, kar potrebuje šef za njegovo delo.

Nekaj "posebnih" vprašanj o stroki

Tukaj je potrebno malo razjasniti, kaj je ponavadi "skrito za prizori". Ker je referent oseba, ki najpogosteje komunicira z šefom, mora imeti nekatere diplomatske sposobnosti. Zakaj? Preprosto: vodja (zlasti velika skupina) nima časa, da bi se ukvarjal z vsemi niansami razmerja. Ponavadi je človek poslovanja. Ko ima nekdo rojstni dan, kdo bo rodil, kdo ima otroke - to je njegov interes le v povezavi z delovnimi trenutki. Vse te "male stvari" padejo na ramena tajnika. Šef mora, ko je praznik, pozivati, naj obvesti o napetosti, ki je nastala v kolektivu (če je vredna njegove pozornosti). Izkazalo se je torej, da preden generalni sekretar najde vse, izloči odvečen in nato "download" vodja. To delo ni enostavno! Toda s področja neformalnih dolžnosti.

Glavne funkcije

Na deležu tajnika-sekretarja v malih podjetjih izstopa praktično vsa pisarna. V velikem delu. To pomeni, da se je treba naučiti pisati črke, pravilno oblikovati sprejem in pošiljanje, registracijo, distribucijo (če sploh) in tako naprej. Jasno je, da brez idealnega znanja ruskega ne more storiti. Pisma z napakami so korumpirani obrazi podjetja. Včasih je za to mesto potrebna oseba z znanjem tujih jezikov. Nato je referent oseba, ki povezuje zaposlene v podjetju (ali njenih oddelkih). Njegove funkcije vključujejo pravilno distribucijo informacijskih tokov med strukturnimi delitvami, ki delujejo za eno veliko stvar. Referent je precej zapleten poklic, saj je potrebno upoštevati veliko podrobnosti in dejstev. Vse to je potrebno za voditelja, da se počuti udobno, ne pa ga moti ponaredek iz glavne proge.

Osebne lastnosti

Ker delo referenta temelji na komunikaciji, izbere osebo, da je družabna, nekonfliktna. V vsakem podjetju je to "ključna" delovna mesta. Oseba, ki jo zaseda, ima velik vpliv tako na vodjo kot tudi na kolege. Zato je spodobnost preprosto nujna. Drug sekretar mora biti točen, pameten, celo ustvarjalen. V vsaki situaciji moraš najti sprejemljivo pot. Referent najprej razmišlja o "obrazu" njegovega delodajalca, nato pa o sebi. Raven odgovornosti ni samo visoka, ampak globalna. Tega ne dela vsakdo. Zato morate pozorno premisliti, preden zahtevate tak položaj. Tajnik-referent na delovnem mestu mora biti sposoben postaviti svoje interese v ozadje. Na prvi - vse, kar je potrebno za delo šefa. Mimogrede, zato najpogosteje ta položaj zasedajo dekleta, saj skrbijo soseda pri ženskah v krvi.

Zaupne informacije

Jasno je, da bo s tako tesno komunikacijo referenca znano veliko dejstev, ki jih ni treba objaviti. To niso samo strokovne skrivnosti in poslovne skrivnosti. Pogosto sekretarju, kot bliskemu prijatelju, zaupamo in ima osebne podatke. Ali je treba omeniti, da mora biti referent sposoben shranjevati zaupne podatke. To je eno od njegovih glavnih poklicnih znanj.

Kakšno izobraževanje je potrebno?

Glava poskuša izbrati referenta, ki temelji na smeri aktivnosti. To pomeni, da mora imeti prosilec diplomo, ki ustreza delu podjetja. Poleg tega so pogosto za ta položaj ljudje izbrani s pravno izobrazbo. To je priročno, če pogosto sklepate transakcije, pripravite druge dokumente. Med najpreprostejšimi zahtevami: prosto razpolaganje z vsemi računalniškimi programi (pisarna), možnost tiskanja (hitro in kompetentno). Ker je referent dejansko svetovalec, morate imeti spretnosti za iskanje informacij na spletu in brez povezave. Pameten človek s hitrim odzivom na takšno delovno mesto pogosteje kot nosilec "pravilne" diplome, ki ne more hitro obvladati situacije.

Kraj dela

Takšno stališče kot referentka sekretarja je zdaj praktično v kateri koli pisarni. Pogosto se tako imenuje le, vendar funkcije osebe opravljajo drugačne. Vse je odvisno od velikosti podjetja, nalog, števila zaposlenih. V nekaterih podjetjih sekretar opravlja naloge računovodje, v drugih pa odvetnika in podobno. To je odličen začetek za osebo, ki želi poklicno rast. Za kratek čas se lahko naučite veliko spretnosti, obvladate različne poklice, glavna stvar je, da razumete delo podjetja, da se "dotaknete" vse z lastnimi rokami. Toda "predenje" bo imelo zelo hitro. Ker bo v hitrem načinu treba obdelati veliko informacij. Ampak, če se vse izkaže, potem je dovolj znanja, da začnete samostojno vzpenjanje do meja, ki ga sami definirate. Toda to ni potrebno. Ker je poklic referenta, če ste vzeli resno, je samo po sebi zanimiv. To dovoljuje Če želite počivati v ožji smeri, izboljšajte vse nove količine znanja.

Kako opraviti intervju

Če se odločite, da se boste spopadli s tako odgovorno službo, bi morali zaprositi za prosto delovno mesto. Obvezno je preveriti pismenost odgovorov. Upoštevajte, da bodo črkovalne napake zmanjšale vaše možnosti na nič takoj. Stiliziranje bi moralo biti tudi omejeno poslovanje. Vsaka vaša beseda bo skrbno pretehtana in upoštevana. Nato se bodo začeli "testi". Boste morali posvetiti nekaj časa, da dokažete, da boste lahko bili dragi pomočnik vodje. Vsako podjetje pripravi svoje lastne metode. Vendar pa bodite pripravljeni na dejstvo, da boste morali govoriti z različnimi uradniki, pripraviti več uradnih dokumentov in odgovoriti na nekaj telefonskih klicev. Upoštevati moramo tudi, da bo vaš videz strogo nadzorovan. To je "preučiti" od glave do stopala. Pogosteje kot ne, boste morali pokazati poslovni slog v oblačilih (ličila, pričeska). Prav tako ni zaželeno uporabljati močnih okusov. Pomislite na vsako malo stvar! Vse v tebi bi moralo biti nizko, a privlačno. Nasvet: skromno, vendar samozavestno. Bodite pametni, a ne arogantnost. Potem se mora vse nujno izogniti!