Kako ustvariti profile delovnih mest za dragocene zaposleni najdejo?

Preden vsaka vodja ali vodja dela z osebjem prej ali slej postane vprašanje zamenjave prostega delovnega mesta. Izbira dobrega strokovnjaka ni lahka naloga. V ta namen upravljavci pogosto sestavljajo profile delovnih mest, ki pomagajo pri usmerjanju v zahteve za vlagatelja.

Opredelitev pojma

Profili delovnih mest so niz strokovnih in osebnih kompetenc, ki se morajo ujemati s kandidatom za določen položaj. Trenutno ni formalnega opisa značilnosti, ki bi jih imel predstavnik določenega poklica, zato jih vodijo sami voditelji.

Lahko rečemo, da je profil delovnega mesta nekakšen standard, po katerem mora zaposleni opravljati svoje naloge. Opis mora biti podroben in najpomembneje - realističen. Dokument mora vsebovati naslednje glavne elemente:

• Kraj in pomen položaja v organizacijski strukturi posameznega podjetja;
• Funkcionalne dolžnosti, ki jih mora delavec opraviti na tem položaju;
• Profil, ki navaja glavne kompetence, ki jih mora imeti kandidat za položaj;
• Osebne lastnosti, ki so potrebne za izpolnjevanje določenih dolžnosti;
• Minimalni seznam zahtev, ki jih organizacija navaja svojim zaposlenim.

Tako lahko rečemo, da so profili delovnih mest skupek značilnosti, ki jih mora uslužbenec uskladiti. To je poseben standard, ki opisuje dolžnosti, pa tudi kvalifikacije in osebne parametre prosilca.

Zakaj potrebujete profile za delo

Osebje se redno sooča z vprašanjem zaprtja prostega delovnega mesta. Ker ni izčrpen profil delovnega mesta, ni treba začeti neposrednega izbora zaposlenih. Ta dokument je nekakšen namig, ki se uporablja v naslednjih primerih:

• Izbira kandidatov za polnjenje prostih delovnih mest;
• Za potrjevanje že delujočega osebja, da bi razkrili stopnjo skladnosti s položajem (tudi za zaposlene, ki so opravili poskusno obdobje);
• Z namenom oblikovanja načrtov za usposabljanje osebja in dvig ravni kvalifikacij;
• Če morate v prihodnosti ustvariti rezervno osebje;
• Da bi načrtovali karierno rast in nadaljnjo promocijo zaposlenih na višje položaje v organizaciji.

Pogosto je profil delovnega mesta kandidata za določeno delovno mesto zmeden z opisom delovnega mesta. Glavna razlika med tema dvema dokumentoma je, da je druga sestavljena na podlagi zakonskih zahtev. Opis delovnega mesta je splošni dokument, ki je sestavljen za poklic kot celoto, in ne za določenega uslužbenca določene organizacije. Določa glavne naloge in pogoje dela. Profil profila je dokument lokalne narave, ki nima jasnih zahtev glede vsebine in strukture. Upravitelj človeških virov (ali drugo osebje) temelji na lastnih izkušnjah ali splošni praksi organizacije.

Strokovne kompetence

Vsako delovno mesto zahteva od delavca določene kompetence. To so kvalifikacijske značilnosti, ki so potrebne za izvedbo določenega dela. Tako profil pristojnosti za delovna mesta običajno vključuje naslednje elemente:

• Strateško razmišljanje (pomeni sposobnost izdelave dolgoročnih načrtov ob upoštevanju možnih tveganj in alternativ);
• Vpliv na druge (sposobnost braniti svoje stališče in tudi prepričati druge v njegovo pravilnost);
• Spretnosti za reševanje problemov (sposobnost ustreznega odzivanja na nestandardne situacije in težave ter hitro iskanje načinov za izhod iz njih);
• Iskanje informacij (izbor in filtriranje podatkov, sposobnost iskanja in uporabe trenutnih virov);
• Sposobnost dela s strankami in nasprotnimi strankami (upoštevanje interesov, razumevanje psihologije, zadovoljstvo želja in potreb);
• Prožnost (hiter odziv in odločanje v skladu s spreminjajočim se položajem);
• Osredotočite se na kakovost (znanje in izvajanje vseh zahtev in norm, kot tudi želja po nenehnem izboljševanju).

Odvisno od zadevnega položaja se lahko seznam pristojnosti razširi ali zoži. Profesionalni položaj profila ne vsebuje le zahtev, ampak tudi stopnjo njihove resnosti (osnovno, visoko, maksimalno). Ta indikator se lahko določi z rezultati razgovora ali s posebnimi psihološkimi testi.

Kako se zbira

Priprava profila položaja je precej težaven proces. Potreba po tem je, ker vam ta dokument omogoča, da določite parametre, ki bi jih imel dragocen delavec. Pravilno oblikovanje profila osebje HR zelo olajša proces iskanja in zaposlovanja novih zaposlenih. Pri pripravi dokumenta je vredno upoštevati številna priporočila in pravila:

• Naslov položaja mora biti kratek in jasno odražati njegovo bistvo. Prav tako je smiselno, da pripravimo kratek opis, ki vsebuje seznam glavnih dolžnosti zaposlenega. Lahko se predstavi v obliki seznama nalog. To bo osnova profila posta.
• Seznam osnovnih informacij o delovnem mestu mora vključevati ne samo postopek dela, temveč tudi višino plač, ki bo eden od ključnih trenutkov v razgovorih. Prav tako je vredno opisati hierarhijo podrejenosti, pa tudi približni seznam oseb, s katerimi bo novi sodelavec moral delovati.
• Za opravljanje nalog zaposlitve potrebujete niz specifičnih kompetenc. Ta seznam ne sme biti prevelik (ne več kot 10 točk). Lahko ga sestavimo na podlagi osebnih izkušenj, teoretičnih študij, opazovanj zaposlenih in sociološkega raziskovanja. Kompetence lahko razdelite na več skupin (na primer specifične in korporativne).

Profil mora biti hkrati jedrnat in jedrnat. To vam bo omogočilo, da pridobite izčrpne informacije, ne da bi porabili preveč časa pri obdelavi.

Glavne faze ustvarjanja

Razvoj delovnega profila vključuje več zaporednih faz:

• V prvi fazi priprave dokumenta, opisi delovnih mest in vse informacije o specifičnosti dela podjetja je treba skrbno preučiti. Lahko opravite razgovore z zaposlenimi ali sociološko raziskavo z uporabo enotnih obrazcev.
• Nato se določi krog ljudi, ki bodo neposredno sodelovali pri delu. Najpogosteje to vprašanje obravnavajo strokovnjaki kadrovske službe. Kljub temu pa je pomembno, da se vključijo tudi upravitelji drugih storitev, za katere so zbrani profili. Delo se lahko izvede skupaj ali ločeno z naknadno konsolidacijo rezultatov v končni delovni dokument.
• Tretja stopnja vključuje preučevanje organizacijske strukture podjetja z namenom določitve kraja določenega položaja v njej. Določiti je treba podrejene in takojšnje nadrejene, pred katerimi bo novi vodja vodil evidenco.
• Nato podroben opis funkcionalnih odgovornosti, ki ustrezajo določenemu delovnemu mestu. Temelji ne samo na regulativnih in pravnih aktih, temveč tudi na osebnih izkušnjah v določenem podjetju.
• Na peti stopnji mora vodja kadrovskih služb (ali drugi strokovnjak, ki se ukvarja z razvojem profila) določiti seznam znanj in spretnosti, ki bodo potrebni za opravljanje dela. Gre za profesionalne kompetence.
• Po odločanju o kompetencah je pomembno, da jih razdelimo v smislu pomena, kot tudi na ravni, ki jo mora imeti specialist. To bo olajšalo izbiro osebja.
• Poleg tega morajo udeleženci delovne skupine določiti, katere osebne značilnosti mora imeti kandidat za izpolnjevanje prostega delovnega mesta. Včasih so znacilne lastnosti še pomembnejše kot strokovne kompetence, saj je slednje mogoče razcleniti in prvi lahko postanejo resna ovira v delovnem procesu.
• Na osmi stopnji je treba določiti splošne zahteve za zaposlene. Običajno gre za spol, starost, stopnjo izobrazbe ali delovne izkušnje itd. Omeniti je treba, da prvi dve znaki niso vedno primerni za uporabo, saj jih lahko z njimi obravnavajo kot diskriminacijo.
• Zadnja stopnja pomeni opredelitev meril, v skladu s katerimi bo določena učinkovitost dela zaposlenega. Uporabijo se lahko v poskusnem obdobju ali za redno ocenjevanje kakovosti dela obstoječih delavcev.

Treba je opozoriti, da ta algoritem ni obvezen za skladnost v vseh organizacijah. Odvisno od velikosti podjetja, pa tudi specifičnosti njene organizacijske strukture, je mogoče nekatere faze zamuditi, dodatne pa se lahko uvedejo.

Zbirka vzorcev

V tem trenutku ni enotne oblike, v skladu s katerim bi bil oblikovan profil zahtev za delovno mesto. In za poklice same, se lahko določijo posebne zahteve za vsako podjetje. Kljub temu so vodje zaposlenih že razvili določeno prakso, v skladu s katero je bil oblikovan profil delovnega mesta. Vzorec je lahko takšen:

• Naziv delovnega mesta glede na urnik zaposlenih;
• Kratek opis (kaj mora storiti delavec);
• Bistveni pogoji (delovni načrt, raven plač itd.);
• Zahteve prosilcu za položaj (stopnja izobrazbe, delovne izkušnje na določenem področju, določene posebne spretnosti);
• Razširjeni seznam opisov delovnih mest;
• Kompetence podjetij, ki jih mora imeti potencialni zaposleni v določeni organizaciji;
• Psihološke preizkuse in druge metode ocenjevanja primernosti zaposlenega na določenem položaju.

To je približni vzorec. Najpogosteje ima ta struktura profil delovnega mesta. Vzorec se lahko razširi ali zoži, odvisno od strukture organizacije. Za določene objave lahko vnesete tudi dodatne parametre.

Profil vodje osebja

Vodja kadrovske službe je eno najpomembnejših delovnih mest v podjetju, saj je zaposlenec, ki določi kvalitativno sestavo zaposlenih. Zato ima osebje posebne zahteve, ki se odražajo v takem dokumentu kot profil delovnega mesta. Vzorec je lahko naslednji:

• Veščine dela z ljudmi (vodja osebja mora imeti spretnosti dialoga in odločitev o spornih vprašanjih);
• Hitro vključevanje (strokovni sodelavec ne bi smel biti ravnodušen, zanimati bi moral za reševanje določenih vprašanj);
• Prikaz pobude v zadevah, povezanih z izboljšanjem strukture in kakovosti osebja;
• Odprtost do komunikacije (ta kakovost je potrebna zaradi posebnih značilnosti delovnega mesta);
• Navdušenje za reševanje aktualnih vprašanj;
• Pozitivno razpoloženje, ki bo posredovano vsem ostalim članom ekipe;
• Sposobnost vodenja pogovora (to je vodja, ki ima vodilno vlogo v pogovoru s potencialnimi in resničnimi zaposlenimi);
• Vodstvene sposobnosti;
• Spretnosti javnega govora (za predstavitev poročil in poročil vodstvu, pa tudi seminarji za podrejene);
• Nestandardno razmišljanje za ustvarjalne odločitve v izrednih razmerah;
• Oratorska, prepričljiva izjava;
• Hitrost razmišljanja in hitrosti v akciji;
• Sposobnost prilagajanja spreminjajočim se pogojem (kot tudi pomoči novo zaposlenemu osebju);
• Odsotnost strahu pred tveganjem (ta značilnost mora biti zmerno izražena);
• Neodvisnost pri odločanju;
• Sposobnost eksperimentiranja in iskanja novih pristopov k upravljanju ;
• Smisel za humor, ki pomaga odpraviti stresne in stresne situacije.

Pri tem je treba posebno pozornost posvetiti profilu vodje, ki je odgovoren za zaposlovanje osebja, saj je ta položaj eden od ključnih v vsakem podjetju. Oseba, ki uveljavlja to stališče, mora v celoti izpolnjevati zahteve, ker je na njegovih ramenih odgovorna za oblikovanje osebja.

Zahteve za vodjo prodaje

Pogosto lahko najdete tako prosto delovno mesto kot vodja prodaje. Kljub dejstvu, da mnogi mladi začenjajo svoje delo na karierni lestvici s to vrsto dela, že na tej stopnji zahtevajo resne zahteve za prosilce. Tipičen profil položaja vodje prodaje je naslednji:

• Pripravljenost za stalno komunikacijo s široko paleto ljudi (dobavitelji, kupci, kupci ipd.);
• Sposobnost hitrega odločanja o rezultatih pogajanj z nasprotnimi strankami;
• Sposobnost vzdrževanja optimističnega razpoloženja v pogovoru in ustvarjanja vzdušja zaupanja;
• Kreativnost mišljenja (pomembno je pri predstavitvi izdelka);
• Sposobnost racionalnega organiziranja njihovega časa (ker delo vključuje številna dnevna srečanja in pogajanja);
• Diplomatski ton pri obravnavi izvajalcev in strank;
• Čustveno ravnotežje, sposobnost, da ostanejo mirni v stresnih situacijah in hitro najdejo izhod iz konflikta;
• Sposobnost iskanja skupnega jezika z različnimi vrstami osebnosti;
• Zvestoba na prodan izdelek.

Omeniti velja, da je podan zelo približen profil položaja. Primer je mogoče razširiti ali zmanjšati glede na potrebe določene organizacije.

Glavni pristopi k profilu delovnega mesta

Razvoj profila položaja se lahko izvede v skladu z dvema glavnima pristopoma:

• Situacijski pristop pomeni, da je dokument sestavljen v nujnem vrstnem redu, ko je nujno treba nujno zapriti prosto delovno mesto. Ker je čas zelo omejen, je dokument sestavljen zelo približno, kar kaže samo na osnovne zahteve za potencialnega zaposlenega. V prihodnosti lahko ta javna naročila oblikujejo polnopravni profil.
• Metodični pristop pomeni temeljito delo, katerega rezultati bodo razvili jasne značilnosti delovnega mesta, potrebne kompetence, osebne lastnosti, funkcionalna področja odgovornosti. Vsebuje vse izčrpne informacije, zato bo kot delovni dokument pri iskanju in izbiri osebja. Ker bo organizacija izvedla kakršne koli reforme, se bo profil spremenil.

Sklepi

Treba je tudi vedeti, da je uspešno zaposlovanje je pomembno, da se položaj profil je bil voditi v podjetju. Primer enotnega dokumenta vzrok je težko, ker je to vprašanje ni urejeno z zakonodajo, in je po presoji vodij podjetij.

Profil je eden od glavnih orodij, ki se uporabljajo pri izbiri kandidatov za zapolnitev določenega prostega delovnega mesta. Poleg tega se lahko v skladu s tem dokumentom se izvajajo periodično certificiranje osebja ali za preverjanje rezultatov v poskusnem obdobju. Glede na rezultate študije, je mogoče zaznati smer povečati raven usposobljenosti.

Pri izdelavi profila obeh pristopov se lahko uporabijo. Situacijska se pojavi, ko je nujno potrebno zapreti prostega delovnega mesta. V tem primeru se lahko opis delovnega mesta se je zelo grobo kaže le osnovne značilnosti. Če govorimo o metodološkega pristopa, nato razvil temeljito podroben dokument, ki se nenehno uporablja v praksi zaposlovanja.

Tipičen proces vključuje razvoj po Profil prehoda več zaporednih korakov. Za začetek, da razišče značilnosti stroke, kot tudi zahteve za to, navedla s predpisi. Prav tako je treba oblikovati skupino kompetentnih strokovnjakov, ki bodo sodelovali pri pripravi dokumentov. Profil je prilagojen organizacijski strukturi podjetja, zato je treba še temeljito preučiti. Glavni del dokumenta - to je opis delovnega mesta morebitnih zahtev za zaposlene in usposobljenosti. Prav tako je treba paziti, da osebnostne lastnosti (družabnost, stres in tako naprej).